Influência da comunicação para reduzir desperdícios nas empresa

A competitividade acirrada no mundo dos negócios nos leva a avaliar cada detalhe dos nossos processos em busca da otimização dos recursos. Atualmente convivemos com uma velocidade monstruosa de evolução, dos fatos, novas informações, novos processos. Na realidade, esta atmosfera nos deixa ávidos pela novidade, pela busca milagrosa da solução de todos os problemas.

Vamos dar um pouco da nossa atenção para um detalhe importante neste processo todo. Em tudo que fazemos, temos um elemento fundamental e que tem o poder de fazer uma ação dar certo ou errado, a comunicação. Vamos avaliar como este elemento se comporta no processo de redução de desperdícios, fazendo uma relação da comunicação com uma sistemática de resolução de problemas.

A comunicação é a principal forma que o líder tem para implementar fatores motivacionais. A probabilidade de se alcançar melhores resultados é maior quando se transmitem claramente as ideias, levando as pessoas a compartilharem da mesma visão. No contexto organizacional, é necessário que as pessoas tenham acesso às informações relacionadas à organização como um todo. Entretanto, ainda é comum encontrar pessoas convictas de que a informação é poder, bloqueando a eficiência do processo comunicativo.

A comunicação que ocorre dentro das organizações não está isolada de uma conjuntura, que condiciona e move as ações do profissional, dentro de uma perspectiva estratégica que contempla o cumprimento da missão e visão de futuro da empresa (Kunsch, 1997). Pinchot e Pinchot (1994), ao falar em empresas inteligentes, citam:

“A boa gestão depende fundamentalmente do acesso às informações”.

Segundo Brum (2000), a comunicação precisa estimular positivamente os sentidos dos funcionários e permitir que a empresa estabeleça com eles relacionamentos saudáveis, duradouros e, sobretudo, produtivos. Sendo assim, é preciso estudar a forma e o conteúdo da comunicação. Em relação à forma, para que gere impacto no comportamento do funcionário, o estímulo precisa obedecer a três dimensões:

a) Personalização: é a adequação da forma e conteúdo da comunicação às características do público alvo. b) Interatividade: é a velocidade e o incentivo do retorno que a comunicação interna provoca no funcionário. c) Impacto sensorial: é quanto o funcionário pode ver, ouvir e “sentir” a informação.

Em relação ao conteúdo, é necessário atender a três aspectos:

a) Posicionamento: é o ato de desenvolver a imagem da empresa de forma a fazê-la ocupar um lugar distinto e valorizado na mente do funcionário. b) Conceito: é a ideia principal da empresa, que deve ser muito bem pensada e elaborada. c) Desenho: é quando se consegue desenvolver um painel ilustrativo que permite traduzir as palavras.

Outro ponto tratado por Brum (2000) é que a disponibilização de uma informação não representa por si só que houve comunicação. Toda vez que se lança um canal é necessário que se faça a sua divulgação, é preciso motivar também o funcionário a acessá-la. Para isso a empresa deve estimular a participação do funcionário na condução deste processo. Uma forma de provocar esta participação é criar a figura do

“agente de comunicação”

que é o responsável por buscar novidades, opiniões, reações e, principalmente, conteúdo a ser veiculado.

Agora vamos trazer esta realidade da comunicação pra dentro das situações problemáticas que existem, com maior ou menor incidência, e fazem parte da rotina de todas as organizações. Se os problemas existem, a comunicação não deve ser o processo para envolver e responsabilizar os envolvidos pela determinação e implementação de soluções?

Eu gostaria de citar um case em uma empresa da Serra Gaúcha. Durante a montagem de uma metodologia de análise e solução de problemas, foram definidas as etapas do projeto e dentre elas, estava o processo de comunicação.

Esta foi a etapa inicial, com foco em uma célula produtiva que acumulava altos índices de desperdício.

O processo de comunicação consistia na realização de uma reunião diária de 10 min, ministrada por um colaborador, eleito representante da qualidade da respectiva célula. Foi montada uma estrutura com um painel onde eram disponibilizadas as informações de performance, problemas, metas e situação da célula em relação à organização, segurança e limpeza.

Estas informações eram usadas como tópicos para a reunião diária.

Para a surpresa de todos, após a implementação do processo de comunicação interna, o índice de desperdício caiu de 1,5% para 0,5%, sem nenhuma tomada de ação que envolvesse investimento.

A partir de então o programa tomou corpo e foi replicado para as demais células produtivas da organização, tendo como premissa um eficiente processo de comunicação, que passou a ser considerado a chave de sucesso do programa.

Na verdade, o fato de disponibilizarmos a informação às partes interessadas em se tratando de problemas ou desperdícios e, darmos acesso para estas pessoas participarem da solução, os torna importantes.

Faz parte da natureza do ser humano a necessidade de se sentir parte do todo, de se valorizar perante um grande grupo. Este é o segredo, darmos oportunidade a todos para que se sintam parte influente nos resultados finais da organização.

Agora vamos voltar aos números citados no case anterior. Em uma empresa com um faturamento de R$10 milhões mensais, reduzir o índice de desperdício de 1,5% para 0,5% significa economizar R$100 mil mensalmente, ou seja, R$1,2 milhões por ano. Pinchot e Pinchot (1994) falam que em organizações inteligentes as informações são amplamente divulgadas, porque o funcionário só consegue se comprometer com a empresa quando tem claro o conhecimento dos destinos que ela deseja tomar. Nota-se a importância da comunicação interna de uma organização.

Quando as pessoas de uma seção ou divisão refletem sobre o resultado de suas ações e geram conhecimento, o que torna os indivíduos capazes de vislumbrar as consequências de suas ações.

Somente quando o conhecimento é amplamente disseminado (comunicado e difundido) é que se torna um aprendizado de toda a organização. Em uma empresa, é comum o funcionário, principalmente do nível operacional, tomar conhecimento de importantes problemas organizacionais, mas não conseguir comunicá-los aos que têm poder para resolvê-los.

Um fato importante a avaliarmos é o uso do “empirismo” na definição das ações para solucionar problemas. Conforme já mencionei, a velocidade dos fatos que nos cercam é muito alta, ou seja, somos impulsionados a tomar decisões rápidas e, consequentemente, sem planejamento. A ação “pensar” fica renegada para segundo plano.

O que teremos como resultado destas ações impensadas? Teremos incêndios apagados, isso mesmo, estaremos apenas apagando incêndios. A tendência é que sejam tomadas ações de contenção, ou seja, ações que solucionam o problema naquele instante. Depois de algum tempo estes problemas voltam a acontecer.

Quando um problema é recorrente, podemos concluir que nenhuma ação tomada foi corretiva, certo? Fizemos um “remendo” que durou por um tempo. Esta é a questão, se quisermos resolver problemas e reduzir desperdícios, devemos trabalhar de uma forma sistemática, e esta sistemática deve ter foco corretivo e preventivo.

Uma das ferramentas que mais utilizamos é o MASP, que possui uma coirmã chamada 8D, muito utilizada no setor automotivo. Estas ferramentas muitas vezes são colocadas em descrédito pelo fato de não serem bem compreendidas e consequentemente, são mal utilizadas.

Se queremos utilizar uma ferramenta a nível organizacional, devemos no mínimo ter uma sistemática desenvolvida: método, gerenciamento e medição. Agora, se queremos ver essa ferramenta funcionando com alto nível de desempenho, devemos associar a ela um processo de comunicação. Posso garantir que os resultados serão muito melhores.

No último trabalho que tive o prazer de participar, reduzimos o índice de refugo de produção de 3,5% para 0,8%. Sabem em que momento constatamos a maior evolução no programa?

Não foi surpresa para mim. Foi no momento em que envolvemos todas as pessoas que participavam do fluxo do processo onde o problema ocorria e criamos um canal de comunicação que propiciou a participação deles. Além disso, os resultados passaram a ser divulgados a todos, não só quando ocorriam os problemas, mas também quando os mesmos eram resolvidos.

Os exemplos citados podem servir em quaisquer situações onde ocorram problemas ou situações de latentes desperdícios de recursos. Podemos entender recursos como tudo aquilo que representa custo para uma organização: tempo, matéria-prima, mão de obra, desgaste da imagem da empresa, etc. Portanto, estamos tratando de um assunto aplicável a qualquer ramo de negócio.

A redução de desperdícios, sob meu ponto de vista, tem sucesso quando conseguimos criar uma cultura organizacional que leva as pessoas a pensar, planejar e gerenciar a execução daquilo que foi definido. De nada adianta ter a melhor solução do mundo se ela não sair do papel.

Definitivamente, precisamos ter método, precisamos ser sistemáticos e nossas ações devem ser tomadas sempre com dois focos: correção e prevenção. Finalmente, a isso tudo associamos um eficiente processo de comunicação para interligar todos as partes influentes do negócio e alcançaremos resultados surpreendentes.